INFORMACIJE ZA POSAMEZNIKE

SOŠ Toneta Šraja Aljoše, Nova vas

 INFORMACIJE ZA POSAMEZNIKE

ODPRITE

 Dokument se uporablja od: 16. 3. 2023

 Ustanova z naročilom paketa Pika na i pridobi možnost uporabe vzorcev dokumentacije kot pripomoček pri ureditvi varstva osebnih podatkov pri sebi. Pred uveljavitvijo in sprejemom posameznega dokumenta ustanova prejete vzorce vsebinsko dopolni in prilagodi dejanskemu stanju, posodobi kazalo ter po lastni presoji prilagodi tudi obliko, slog pisave in uporabljene barve.

 Vse pravice pridržane. Objava, popolna ali delna reprodukcija in uporaba tega vzorca ali inovativnih idej pri tretjih osebah je mogoča samo s posebnim pisnim dovoljenjem Logitus d.o.o..

 

Verzije dokumenta, izvedene dopolnitve ter korekcije Avtorji Verzija Datum
Predlog osnutka vzorca Nina Pekolj, Tomaž Gorenšek Predlog Julij 2019
Priprava dokončne verzije vzorca Nina Pekolj, Tomaž Gorenšek Vzorec 1.0 December 2019
Dopolnitve vzorca Tomaž Gorenšek in ostali sodelujoči pri dopolnitvah Vzorec 1.1
Vzorec 1.2
Vzorec 1.3		 September 2021
September 2022
Januar 2023
Vzorec za področje VIZ po ZVOP-2 Tomaž Moškon,
Rosana Lemut-Strle		 Vzorec 2.0 Marec 2023
Prevzem v VIZ ustanovi po zadnjem vzorcu z naslednjimi dopolnitvami in korekcijami:/ Alma Kandare Verzija 1.0 16. 3. 2023

 

1          OSNOVNE INFORMACIJE

Informacije za posameznike so pripravljene dne 16. 3. 2023 s strani naše ustanove – upravljavca na podlagi 13. in 14. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, v nadaljevanju: ZVOP-2).

2          UPRAVLJAVEC OSEBNIH PODATKOV:

Upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo skladno s temi informacijami za posameznike, je ustanova: OŠ Toneta Šraja Aljoše, Nova vas       

Poslovni naslov: Nova vas 4b, 1385 Nova vas

Kontaktni podatki v. d. ravnateljice: Alma Kandare, alma.kandare@os-tsaljose.si, 01 7098 830

V okviru izvajanja javne službe na področju vzgoje in izobraževanja kot tudi pri izvajanju t.i. nadstandardnih programov in storitev obdelujemo osebne podatke zaposlenih, učencev, staršev, obiskovalcev (tudi obiskovalcev naših spletnih strani) in tretjih, ki stopijo v stik z nami bodisi v okviru izvajanja javne službe na področju vzgoje in izobraževanja, prek pogodbenega razmerja, bodisi zaradi pridobitve splošnih informacij o delovanju naše ustanove ali iz drugih razlogov oziroma v drugačnih okoliščinah. Naše poslovanje je neogibno povezano tudi z obdelavo osebnih podatkov, zato si prizadevamo za popolno skladnost s predpisi, tudi s področnimi predpisi kot so ZOFVI[1], ZOsn[2], ZVrt[3], ZSolPre-1[4], ZIO, ZPSI-1 in drugi.

Ko obdelujemo osebne podatke za namen izvajanja javnega vzgojno izobraževalnega programa pravni temelj črpamo iz področnih zakonov, ki so uredili obdelavo za namen izvajanja zakonskih obveznosti oziroma v javnem interesu (točki c in e 6/I člena Splošne uredbe o varstvu podatkov oz. 2. in 4. odstavku 6. člena ZVOP-2). Kadar ne gre za tak primer, sloni obdelava osebnih podatkov na pogodbenem odnosu (na primer zagotavljanje šolske prehrane, točka b 6/I člen Splošne uredbe o varstvu podatkov) ali na privolitvi (na primer ko gre za objavo osebnih podatkov učencev na naši spletni strani, točka a 6/I člena Splošne uredbe o varstvu podatkov).

V nadaljevanju najdete podrobnejše informacije.

3          UPORABNIKI OSEBNIH PODATKOV:

Upravljavec je dolžan posamezne podatke posredovati ministrstvu, pristojnemu za šolstvo oz. za vzgojo in izobraževanje, zaradi izvajanja z zakonom določenih nalog ter Državnemu izpitnemu centru za izvajanje nacionalnega preverjanja znanja (pravni temelj iz točke c 6/I člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi z 2. odstavkom 6. člena ZVOP-2).

Sicer so uporabniki lahko različne fizične ali pravne osebe. Podatke jim posredujemo, kolikor izpolnijo pogoje iz 39. člena ZVOP-2, po postopku iz 41. člena ZVOP-2, kolikor torej dokažejo upravičenost do zahtevanih osebnih podatkov.

Za uporabnike štejejo tudi t.i. obdelovalci, naši pogodbeni partnerji, ki jim zaupamo izvajanje določenih aktivnosti obdelave osebnih podatkov za nas (na primer ponudniki storitev informacijske podpore obdelavi osebnih podatkov, elektronskega arhiva ipd.). Z njimi poleg pogodbe o storitvi sklenemo tudi pogodbo po določbah 28. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in jih tekom pogodbenega odnosa tudi nadziramo.

Za vsako posredovanje osebnih podatkov (dve leti) zagotavljamo možnost poznejše ugotovitve, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kateri pravni podlagi, za kateri namen oziroma iz katerih razlogov oziroma za potrebe katerega postopka, razen če gre za podatke, ki smo jih zakonito objavili na spletnih straneh ali smo jih po postopki, ki ga določa ZDIJZ[5] posredovali javnosti.

4          VRSTE OSEBNIH PODATKOV, ki jih obdeluje upravljavec in PRAVNA PODLAGA za obdelavo

ŠOLA:

Upravljavec za namen izvajanja javne službe (na podlagi določb področnih zakonov; točki c in e 6/I člen Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi z 2. in 4. odstavkom 6. člena ZVOP-2) obdeluje osebne podatke v naslednjih zbirkah osebnih podatkov s področja vzgoje in izobraževanja:

  1. podatki o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših;
  2. podatki o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah;
  3. podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev;
  4. podatki o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.

Vrste podatkov so določene v področnem zakonu. Šteje se, da so te informacije na voljo že v javno objavljenem zakonu (13/IV člen Splošne uredbe o varstvu podatkov).

Upravljavec obdeluje o učencih in starših tudi druge osebne podatke:

  • – če je učenec naročen na malico (na podlagi točke b 6/I člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, v obsegu, kot je določen v 17. členu ZsolPre-1),
  • – če se učenec udeleži šole v naravi ali drugih obšolskih dejavnosti (na podlagi točke b 6/I člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v obsegu, ki je potreben za izvajanje aktivnosti),
  • – če se osebni podatki učenca objavijo na spletni strani šole, jih šola posreduje v objavo javnim medijev ipd. (na podlagi točke a 6/I člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, v obsegu, kot je razviden iz vsakokratne privolitvene izjave),
  • – kadar je obdelava osebnih podatkov potrebne za opominjanje staršev na izpolnitev njihove (finančne) obveznosti do šole (na podlagi točke f 6/I člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, v obsegu, ki je nujen za izpolnitev zakonitega interesa upravljavca),
  • – upravljavec sme osebne podatke anonimizirati in jih uporabiti za raziskovalno delo. Pod pogoji iz 68. do 70. člena ZVOP-2 sme šola osebne podatke uporabiti za raziskovalne namene tudi ne da bi jih pred tem anonimizirala.

VRTEC:

Upravljavec za namen izvajanja javne službe (na podlagi določb področnih zakonov; točki c in e 6/I člen Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi z 6/II in 6/IV členom ZVOP-2) obdeluje osebne podatke v naslednjih zbirkah osebnih podatkov s področja vzgoje in izobraževanja:

  1. podatki o vpisanih in vključenih otrocih;
  2. podatki o plačilih staršev in socialnega položaja družin;
  3. podatki o otrocih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje;
  4. podatki o upravičencih do sofinanciranja plačil staršev za vrtec iz državnega proračuna.

 

5          VARNOST OSEBNIH PODATKOV

Za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov izvaja upravljavec vse potrebne pravne in organizacijsko tehnične postopke in ukrepe bodisi sam na podlagi Splošne uredbe o varstvu podatkov, ZVOP-2, drugih zakonskih in podzakonskih predpisov ter internih aktov bodisi preko svojih pogodbenih partnerjev (obdelovalcev).

Upravljavec osebnih podatkov z ustreznimi pravnimi mehanizmi zagotovi, da vsak obdelovalec poskrbi za varnost osebnih podatkov najmanj na takšnem nivoju, na katerem varnost osebnih podatkov zagotavlja upravljavec sam .

V kolikor so na spletni strani upravljavca določene povezave na druge spletne strani, ki niso v nikakršni povezavi z upravljavcem, le-ta ne prevzema nobene odgovornosti za varstvo in varnost osebnih podatkov na teh spletnih straneh oziroma za zakonitost njihovega ravnanja.

 

6          ROK HRAMBE OSEBNIH PODATKOV

ŠOLA:

Upravljavec hrani osebne podatke le toliko časa, dokler je to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani. V kolikor ni s predpisi določeno drugače, se podatki v zbirkah podatkov o učencu, napredovanju, izdanih spričevalih in drugih listinah hrani trajno, ostali podatki iz zbirk podatkov, ki jih vodi upravljavec, pa se hranijo eno leto po zaključku šolanja učenca. Osebni podatki, ki so del s predpisi določene dokumentacije (javne listine, knjige, potrdila ipd.) se hranijo v skladu z roki, kot so določeni v predpisih, ki urejajo dokumentacijo v šolah oz. skladno z aktualnim pravilnikom o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi.

Osebne podatke, ki jih upravljavec obdeluje na podlagi osebne privolitve učenca starejšega od 15-tih let ali njegovega zakonitega zastopnika, se hranijo do preklica privolitve s strani posameznika. Take podatke se izbriše že pred preklicem privolitve le v kolikor je že dosežen namen obdelave osebnih podatkov.

Osebni podatki, ki se obdelujejo na podlagi pogodbenega odnosa med šolo in posameznikov se hranijo najdlje do poteka zastaralnih rokov v zvezi z obveznostmi iz pogodbe, razen v delih, v katerih bi področni zakoni zapovedovali daljšo hrambo.

VRTEC:

Upravljavec hrani osebne podatke le toliko časa, dokler je to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani. V kolikor ni s predpisi določeno drugače, se podatki iz evidence vpisanih otrok hranijo do njihove vključitve v vrtec, ko se prenesejo v evidenco vključenih otrok, oziroma do izteka veljavnosti čakalnega seznama, na katerem je vpisani otrok. Podatke o otroku, za katerega so starši umaknili vlogo za vpis otroka, upravljavec izbriše iz evidence vpisanih otrok. Upravljavec podatke v evidenci vključenih otrok izbriše eno leto po izstopu otroka iz vrtca. Podatki iz evidence plačil staršev in evidence socialnega položaja družin se izbrišejo po izpolnitvi namena, zaradi katerega so bili zbrani.

Osebne podatke, ki jih upravljavec obdeluje na podlagi osebne privolitve otrokovega zakonitega zastopnika, se hrani do preklica privolitve s strani posameznika. Take podatke se izbriše že pred preklicem privolitve le v kolikor je že dosežen namen obdelave osebnih podatkov.

 

7          PRAVICE POSAMEZNIKA

Posameznik ali njegov zakoniti zastopnik lahko kadarkoli zahteva, da mu upravljavec glede osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj:

  • potrdi, ali se osebni podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne,
  • omogoči dostop do osebnih podatkov (tj. vpogled ter njihovo prepisovanje ali kopiranje),
  • poda informacije v zvezi z obdelavo teh podatkov (npr. o namenu obdelave, vrsti osebnih podatkov, uporabnikih, katerim so bili ali jim bodo posredovani osebni podatki, predvidenem obdobju hrambe podatkov, tehničnih in organizacijskih ukrepih za varovanje podatkov idr.),
  • omogoči popravek netočnih osebnih podatkov v zvezi z njim in mu omogoči dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov,
  • omogoči pravico do izbrisa osebnih podatkov (t. i. pravica do pozabe),
  • omogoči pravico do omejitve uporabe,
  • omogoči pravico do ugovora obdelave,
  • omogoči pravico do prenosljivosti podatkov in mu posreduje podatke v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki ali jih neposredno posreduje drugemu upravljavcu.

Posameznik lahko dano privolitev v obdelavo osebnih podatkov kadarkoli trajno ali začasno, v celoti ali delno prekliče s pisno zahtevo, poslano na naslov OŠ Toneta Šraja Aljoše, Nova vas ali na e-naslov ursa.zbacnik@giuest.arnes.si. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.

8          URESNIČEVANJE PRAVIC POSAMEZNIKA

Upravljavec mora posamezniku zagotoviti vse pravice, ki jih slednji ima.

Upravljavec na zahtevo posameznika slednjemu posreduje:

  • izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj,
  • seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen,
  • informacije o virih, na katerih temeljijo zapisi, ki jih o posamezniku vsebuje zbirka osebnih podatkov, in o metodi obdelave,
  • informacije o namenu obdelave in vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ter vsa potrebna pojasnila v zvezi s tem,

in sicer brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev. Upravljavec obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, o vsakem takem podaljšanju v enem mesecu po prejemu zahteve skupaj z razlogi za zamudo. Kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahtevo predloži z elektronskimi sredstvi, se informacije, kadar je mogoče, zagotovijo z elektronskimi sredstvi, razen če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne zahteva drugače. Če upravljavec ne ukrepa na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, upravljavec takega posameznika brez odlašanja, najpozneje pa v enem mesecu po prejemu zahteve, obvesti o razlogih za neukrepanje ter o možnosti vložitve pritožbe pri nadzornem organu in možnosti uveljavljanja pravnih sredstev.

Posameznik ima tudi sicer kadar koli pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu.

9          POOBLAŠČENA OSEBA ZA VARSTVO PODATKOV

Upravljavec je imenoval pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, in sicer Uršo Zbačnik. Posameznik lahko vprašanja, vezana na obdelavo in varovanje osebnih podatkov, posreduje upravljavcu na zgoraj navedene kontaktne podatke, ali pooblaščeni osebi za varstvo podatkov na e-naslov starsi-osljtsa@guest.arnes.si ali na tel. št. 01 7098 014 .

10     POSREDOVANJE OSEBNIH PODATKOV V TRETJE DRŽAVE

Na podlagi mednarodnih pogodb ter evropske in nacionalne zakonodaje lahko upravljavec v zakonsko določenih primerih ali v primerih izrecnega pooblastila posameznika posreduje osebne podatke posameznikov državnim organom in drugim upravljavcem za izpolnjevanje svojih ali njihovih zakonskih obveznosti ali pristojnosti.

11     OBJAVA SPREMEMB

Te informacije za posameznike je treba ažurno spremeniti vsakič, ko niso več skladne z dejanskim stanjem obdelave oziroma osebnih podatkov pri upravljavcu. Spremembe dejanskega stanja in posledično teh informacij za posameznike so dopustne le, kolikor so skladne z veljavnimi predpisi.

Vsaka sprememba tega dokumenta (Informacije za posameznike) bo objavljena na uradni spletni strani upravljavca.

 

OŠ TONETA ŠRAJA ALJOŠE, NOVA VAS

NOVA VAS 4B

1385 NOVA VAS

                                                                  

Kraj in datum: Nova vas, 16. 3. 2023   

[1] Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj, 123/21, 172/21, 207/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22 in 158/22 – ZDoh-2AA); ZOFVI.

[2] Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13 in 46/16 – ZOFVI-K); ZOsn.

[3] Zakon o vrtcih (Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo, 25/08, 98/09 – ZIUZGK, 36/10, 62/10 – ZUPJS, 94/10 – ZIU, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 55/17 in 18/21); ZVrt.

[4] Zakon o šolski prehrani (Uradni list RS, št. 3/13, 46/14 in 46/16 – ZOFVI-K); ZSolPre-1.

[5] Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18 in 141/22); ZDIJZ.

 

DOSTOPNOST